Virtual Data Room, что это?

Виртуальные комнаты данных (virtual data rooms) используются для организации совместной работы между сотрудниками, клиентами и партнерами. Обычно используются в сделках по недвижимости, юридическими компаниями для совместной работы с документами, консалтинговыми компаниями и отделами закупок. Фактически это «расшаренная» на ограниченный круг пользователей папка в облаке. Вопрос, как организовать доступ контрагентов без создания полноценных пользователей? Подробнее об этом мы расскажем в нашей статье.

История появления

После появления общедоступной почты, она стала использоваться как инструмент обмена рабочими документами между контрагентами. Безопасность такого способа обмена рабочими документами достаточно сомнительна, как минимум из-за того, что чаще всего получатель и отправитель находятся в разных доменных зонах и в разных инфраструктурах. Параллельно, повышение распределения сотрудников внутри компании приводят к тому, что хранение физических документов в одной точке потеряло смысл. В результате появились виртуальные комнаты данных (Virtual Data Room). Преимущества виртуальных комнат данных в следующем:
— Постоянный доступ 24x7x365
— Возможность работать с файлами из любого места и с любого устройства
— Безопасное управление и хранение документов
— Сокращение времени и расходов при работе с документами

Сегодня виртуальные комнаты данных (VDR) становятся безопасным виртуальным местом встречи всех контрагентов, работающих над общими документами. VDR, это инструмент, позволяющий организовать удобное и безопасное взаимодействие с контрагентами

Какие функции VDR наиболее востребованы?

Самые распространенные варианты использования VDR это: хранение документов (оригиналов, скан-копий, черновиков и пр.), управление документами (загрузить, скачать, просмотреть), управление доступами. Дополнительно VDR предлагают дополнительные функции для удобства пользователей и обеспечения информационной безопасности, в т.ч.: полнотекстовый поиск, поддержка нескольких языков, инструменты подписи документов в электронном виде, инструменты согласования и пр.

Какие наиболее популярные сценарии использования VDR?

Комнаты онлайн-сделок помогают решить много задач с которыми сталкивается бизнес во время совершения сделок:
— Структурирование и организация всех документов (текст, фото, видео, аудио и пр.)
— Быстрое и удобное предоставление вместо отправки документа по email или стандартной почте
— Гранулярный доступ к документам с любого устройства
— Быстрое и безопасное обсуждение документов внутри комнаты (комментарии к документам)

Какие отрасли обычно используют VDR?

VDR используется в большом количество компаний в различных отраслях:
— Учет и финансы
— Банки
— Недвижимость
— Брокеры и агентства
— Юридические компании
— Консалтинг
— Медиа
— Венчурные компании
— Производственные компании

Сценарии использования

Количество потенциальных сценариев использование практически бесконечно в каждом случае сценарий использования индивидуальны. Мы собрали несколько случаев как примеры

Сделки с недвижимостью

Для сделок с недвижимостью, основным преимуществом виртуальных комнат является возможность работы с файлами большого размера, полный контроль над файлами со стороны собственника файлов. Агенты недвижимости делятся документами от этапа начала продаж (фото, видео, поэтажные планы, макеты, дизайн и пр.) до закрытия сделок (подписание документов).

Вторым удобным моментом является то, что некоторые папки может просматривать неопределенный круг потенциальных покупателей и они не узнают об этом. В этом случае папки делятся на общие и персональные. Общая папка с маркетинговыми материалами доступна для просмотра всем, а папка с документами по сделке доступна только тем, кого агент пригласил в комнату и предоставил доступ не только на просмотр и скачивание, но и на загрузку информации. Во втором случае обычно включены комментарии, а также истории просмотра, в первом случае, отключены.

В дополнение документы в папках могут быть структурированы так, что агент и покупатели могут быстро разобраться и содержимом, а агенту не надо будет придумывать новую структуру при каждом новом объекте.

Управление юридическими документами

Безопасность критичная в юриспруденции. Именно поэтому многие юридические фирмы и корпоративные юридические департаменты, банки и пр. ежедневно используют виртуальные комнаты данных. Хранение файлов в виртуальных комнатах (папках) позволяет не только обезопасить от доступа нежелательных лиц, но при этом сохранить быстрый и удобный доступ к ним для тех, для кого эти документы предназначены.

Когда несколько юристов вовлечены в один и тот же процесс, они получают гранулярный доступ к документам, файлам и прочей информации. При этом не авторизованные пользователи или компании не имеют к ним доступа и не могут испортить, скопировать или поделиться этой информацией с другими.

Продажа бизнеса

Процесс подготовки виртуальной комнаты данных при продаже бизнеса очень прост, четыре простых шага:
1. Подготовить цифровые версии документов
2. Сгруппировать документы в логичный порядок (создать папки)
3. Загрузить все документы и распределить по папкам
4. Предоставить потенциальным покупателям доступ (открыть доступ конкретным пользователям)

В случае, когда цифровые версии документов уже готовы, создание такой комнаты занимает не более 10-ти минут.

Более того, возможности совместной работы с документы позволяет обновлять документы на лету (без загрузки на локальный компьютер).

Слияния и поглощения

Каждое слияние и поглощение включает процедуру проверки бизнеса.

Это процесс всегда сопровождается большим объемом конфиденциальных документов, который нужно хранить в недоступности для большинства. Также должно быть несколько уровней безопасности, не только предоставлен доступ, но и шифрование файлов или запрет на открытие без ключа.

Все стороны сделки имеют доступ 24×7 к документам и могут работать тогда, когда время позволяет это сделать.

Продавец имеет возможность контролировать, кто и когда работал с документами, а также имеет полную аналитику по активностям с документами.

Медицина

Вместо того, чтобы отправлять результаты по электронной почте, или передавать бумажные копии мед. учреждения просто предоставляют доступ к соответствующим разделам к папкам посетителей, где размещают все необходимые документы. Также доступ к этим папкам может быть передан другому медицинскому учреждению в случае необходимости. Файлы не потеряются и риск того, что они уйдут «на сторону» минимален. Более того хранилище позволяет работать с файлами большого размера.

Какие функции предлагает KeepFile для организации виртуальной комнаты данных

— Шифрование файлов при загрузке и скачивании
— Антивирусная проверка файлов при хранении
— Управление правами доступа пользователей
— Гостевые учетные записи для контрагентов, с которыми они смогут не только просматривать, но и загружать свои файлы и редактировать существующие;
— Отслеживание событий администратором (кто что открывал, и кто что скачивал или загружал)
— Просмотр документов в браузере (без скачивания)
— Массовая загрузка большого количества файлов
— Возможность иметь несколько папок в рамках одного пользователя
— Двухфакторная авторизация
— Ограничения доступа по различным параметрам
— Ограничение времени работы ссылки (например, папка открыта только 2 недели)